Veiligheidsoverleg volgens ABCD-methode


Het veiligheidsoverleg is een belangrijk instrument tijdens evenementen, mits het goed en efficiënt wordt toegepast en dat is niet altijd het geval. Het is ons opgevallen dat dit soort overlegmomenten vaak langdurig en rommelig verlopen. Tijd dus voor verbetering en zo werd een nieuwe methode geboren.


Op (grotere) evenementen is een veiligheidsoverleg gebruikelijk en in veel gevallen zelfs noodzakelijk. Een veiligheidsoverleg is een vooraf georganiseerd overleg, bedoeld voor alle coördinatoren van disciplines die zorgdragen voor een veilig verloop van het evenement. Door vanuit verschillende invalshoeken ervaringen uit te wisselen en vooral elkaars expertise te gebruiken, kunnen gedegen maatregelen worden genomen om de kans op onregelmatigheden tot een minimum te beperken.


Organisatoren zijn eindverantwoordelijk voor het evenement (en dus ook voor de veiligheid), maar laten steeds vaker een gedeelte van dit belangrijke overleg voor stek gaan. Meestal omdat zij belast zijn met verschillende taken en daardoor keuzes moeten maken over hoe zij hun tijd besteden. Als een overleg te lang duurt en niet efficiënt verloopt, zijn zij eerder geneigd om niet (of minder frequent) deel te nemen.


Onze veiligheidskundige Max Driessen vond het een uitdaging om het veiligheidsoverleg te optimaliseren. "Het is zonde dat zo'n goed instrument niet altijd efficiënt wordt gebruikt"; vult Max verder aan. "Regelmatig zie ik organisatoren (en zelfs andere deelnemers van dit overleg) te laat aansluiten, onvoorbereid zijn en eerder afhaken. Eigenlijk niet goed, maar ergens snap ik het ook wel. Als er nauwelijks inhoud is (of men weet niet waarover het zou moeten gaan), dan is een inefficiënt verloop te verwachten."


In de afgelopen maanden heeft Max gewerkt aan een nieuwe methode om op een gestructureerde manier zo'n overleg te laten verlopen. Hiervoor heeft hij de ABCD-methode ontwikkeld, die net zo makkelijk is als de naam doet vermoeden. Max wilde het met name simpel maken en ervoor zorgen dat mensen (ook tijdens drukte) kunnen onthouden welke punten aan bod moeten komen, tijdens het eerst volgende veiligheidsoverleg. Daarvoor maakt hij gebruik van slimme ezelsbruggetjes, wat de voorbereiding van zo'n overleg vergemakkelijkt. "Er zijn verschillende overlegstructuren in de boeken te vinden, maar deze zijn vooral erg theoretisch, bevatten moeilijke woorden en nietszeggende afkortingen. Alles behalve praktisch dus."


De ABCD-methode is gebaseerd op vier vaste onderdelen van het overleg, elke bestaande uit logische en doeltreffende subonderdelen. Enkele subsonderdelen samen zijn een uitwerking van het begrip safety. De nieuwe methode is vooral verdiepend, waardoor stil wordt gestaan bij gebeurtenissen die passen in de tijdslijn van het evenement. Zo wordt specifiek aandacht besteed aan onderwerpen zoals externe factoren en invloedrijke gedragingen van bezoekers.


Inmiddels hebben we de nieuwe methode een paar keer ingezet met verrassende resultaten. Organisatoren geven aan tevreden te zijn en zich bewuster met het veiligheidsoverleg bezig te houden. Max merkt met name op dat het niet meer zo'n overleg is wat maar wordt georganiseerd omdat het standaard is, of omdat het van iemand moet.


"Het heeft weer betekenis gekregen en dat was wat hij graag wilde bereiken. We hebben besloten om deze nieuwe structuur verder vorm te geven, verder uit te werken en standaard in te gaan zetten. Onze veiligheidscoördinatoren zijn enthousiast en onze klanten ook, dus waarom zouden we dan niet direct overgaan? Wij houden wel van een beetje vernieuwing!"; aldus Ferrie Smits, directeur van het Valkenswaardse beveiligingsbedrijf.



61 weergaven

Recente blogposts

Alles weergeven