Het veiligheidsoverleg is een belangrijk instrument tijdens evenementen, mits het goed en efficiënt wordt toegepast en dat is niet altijd het geval. Het is opgevallen dat dit soort overlegmomenten vaak langdurig en rommelig verlopen. Tijd om daar verandering in te brengen. Hoe? Daarover schrijft Max Driessen van FeDa Security Solutions in het kenniscentrum van de Nederlandse Veiligheidsbranche.
Belang van het veiligheidsoverleg
Op (grotere) evenementen is een veiligheidsoverleg gebruikelijk en in veel gevallen zelfs noodzakelijk. Een veiligheidsoverleg is een vooraf georganiseerd overleg, bedoeld voor alle coördinatoren van disciplines die zorgdragen voor een veilig verloop van het evenement. Door vanuit verschillende invalshoeken ervaringen uit te wisselen en vooral elkaars expertise te gebruiken, kunnen gedegen maatregelen worden genomen om de kans op onregelmatigheden tot een minimum te beperken.
Opvoeden van organisatoren
Organisatoren zijn eindverantwoordelijk voor het evenement (en dus ook voor de veiligheid), maar laten steeds vaker een gedeelte van dit belangrijke overleg voor stek gaan. Meestal omdat zij belast zijn met verschillende taken en daardoor keuzes moeten maken over hoe zij hun tijd besteden. Als een overleg te lang duurt en niet efficiënt verloopt, zijn zij eerder geneigd om niet (of minder frequent) deel te nemen. Begrijpelijk, aangezien zij tijdens het evenement bezig zijn met personeelszaken, het oplossen van gebreken aan het terrein, het bevoorraden van materiaal, netwerken, etc.
Sturing op de inhoud
Veiligheid is een abstract en veelzijdig begrip. Verkeers-, medische- en beveiligingsdiensten kunnen dit begrip vaak vanuit hun eigen discipline duiden. Daardoor zien zij automatisch de meerwaarde in van een veiligheidsoverleg, maar voor organisatoren is dit vaak lastiger. Het gevolg is dat organisatoren niet (altijd) weten waar een veiligheidsoverleg over zou moeten gaan en zich daardoor niet of slecht voorbereiden. Vaak hebben organisatoren bij voorgaande evenementen zo’n ongestructureerd en inefficiënt veiligheidsoverleg meegemaakt, waardoor ze sneller geneigd zullen zijn er de brui aan te geven.
Structuur, eenvoud en herhaling
Een veiligheidsoverleg krijgt weer nut en noodzaak wanneer het laagdrempelig, begrijpelijk en herkenbaar wordt gehouden. Organisatoren zullen eerder geneigd zijn om aan te sluiten en een positieve bijdrage te leveren aan het overleg. Structuur, eenvoud en herhaling zijn daarbij belangrijke voorwaarden. Hiervoor is de ABCD-methode ontwikkeld. De ABCD-methode knipt een veiligheidsoverleg op in vier fases: de algemene fase, bedreigingen en risico’s, commentaren en doen!